1. Mengenal Microsoft Excel
Microsoft Excel merupakan program dari Microsoft Office yang dikhususkan untuk pengolahan lembar kerja (worksheet) atau biasa dikenal dengan istilah spreadsheet program. Excel biasa identik dengan pengolahan angka, dengan menggunakan Excel kita dapat membuat proposal biaya, rencana bisnis, form aplikasi, buku kerja akuntansi, dan masih banyak jenis dokumen lain yang memerlukan perhitungan angka. Selain itu lembar kerja Excel juga dapat menampilkan data dalam bentuk grafik dan gambar. Pengolahan database sederhana juga dimungkinkan dalam aplikasi Microsoft Excel.
Microsoft Excel 2007 memiliki tampilan antarmuka berbeda dari versi – versi sebelumnya. Daftar perintah yang biasa dikelompokkan dalam menu, kali ini dikelompokkan dalam beberapa tab yaitu : Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, dan View. Masing-masing kategori memiliki toolbar yang dikelompokkan sesuai dengan kriterianya dan dapat diakses secara cepat dan mudah.
Tampilan antarmuka Excel 2007 ditunjukkan pada gambar berikut:
Keterangan :
a. Office Button ~ digunakan untuk membuat dan membuka file, menyimpan file, print, excel options dll.
b. Quick Access Toolbar ~ digunakan untuk menampilkan icon cepat
c. Judul Worbook( title Bar) ~ berisi nama program aplikasi dan nama file / workbook
d. Menu Bar ~ berisi beberapa menu letaknya icon toolbar seperti : Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, dan View.
e. Toolbars ~ berisi beberapa ikon yang digunakan untuk menjalankan perintah dengan cepat
f. Nama Sel ( Name Box ) ~ menampilkan menampilkan sel yang aktif dan bisa memberi nama sel atau range
g. Formula Bar ~ tempat untuk menginput data pada sel
h. Kolom ( Columns ) ~ Nama kolom diawali dengan A, B, C dan seterusnya
i. Baris ( Rows ) ~ Nama Baris diawali dengan 1, 2, 3 dan seterusnya.
j. Sel Aktif ( Cell ) ~ sel yang bisa langsung menuliskan data
k. Lembar Halaman ( Worksheet ) ~ halaman kerja di excel
l. Scollbar ~ penggulung halaman
m. Tombol ukuran ( Sizing Button ) ~ digunakan untuk mengatur ukuran jendela lembar kerja.
Tombol ini terdiri dari :
* Tombol minimize (
) untuk memperkecil jendela kerja excel* Tombol maximize (
)untuk memperbesar ukuran jendela excel* Tombol restore (
) untuk mengembalikan jendela excel dalam ukuran sebelumnya* Tombol close (
)untuk menutup jendela excel - Jenis-jenis Pointer
Berbeda dengan pointer dalam Microsoft Word, dalam Excel pointer selain berguna sebagai penunjuk cell atau objek juga dapat digunakan untuk operasi lain. Berikut beberapa jenis pointer dalam Excel beserta fungsinya.
- Tombol Penggerak Pointer
Untuk dapat bekerja dengan baik dan cepat dalam Excel 2007, dapat memanfaatkan beberapa
konfigurasi khusus menggerakkan pointer/kursor.
Berikut daftar tombol-tombol penggerak pointer :
- Instruksi-Instruksi Blok
dengan mouse
dengan keyboard
2. Mengenal Workbook dan Worksheet.
Secara teknis, sebuah dokumen excel biasa disebut dengan workbook (buku kerja). Sebuah workbook umumnya memiliki beberapa worksheet (buku kerja). Secara default sebuah workbook Excel memiliki 3 buah worksheet. Setiap worksheet biasanya mewakili sebuah halaman dokumen. Beberapa dokumen/worksheet yang saling berhubungan dapat anda kelompokkan menjadi sebuah workbook. Hal ini dapat membantu anda mengklasifikasikan dokumen sesuai dengan keperluan.
Sebuah worksheet memiliki tampilan sama seperti table dalam Ms.Word, tetapi dengan kemampuan perhitungan yang lebih komplit dibandingkan kemampuan dari table Ms.Word. Sebuah workbook baru terdiri dari 3 buah worksheet yang diberi nama Sheet1, Sheet2 dan Sheet3. Ketika anda menekan tab worksheet, Excel akan menampilkan isi dari Worksheet yang bersangkutan.
Ø Menambahkan Workbook
Cara 1:
· Klik Office Button (
) yang terletak pada pojok kiri atas dokumen.
· Pilih New.
· Pada kotak dialog yang muncul pilih BlankWorkbook.
· Klik Create
Cara 2:
· Tekan tombol Ctrl bersamaan dengan tombol N (Ctrl+N) pada keyboard.
Ø Menambahkan Worksheet
Cara 1:
· Tekan tab Insert Worksheet (
) yang terletak disebelah kanan Sheet3.
Cara 2:
· Tekan tombol Shift+F11 pada keyboard.
Cara 3:
· Klik kanan pada salah satu tab worksheet
· Pilih Insert
· Pada kotak dialog yang muncul pilihWorksheet
· Klik OK.
Ø Mengganti Nama Worksheet
Cara 1:
· Klik kanan tab worksheet yang akan diganti namanya
· Pilih Rename.
· Ketikkan nama baru.
Cara 2:
· Klik 2 kali tab worksheet yang akan diganti namanya
· Ketikkan nama baru
Ø Menghapus Worksheet
· Klik kanan tab worksheet yang akan dihapus
· Pilih Delete
Ø Membuka Workbook
Cara 1:
· Klik Office Button ().
· Pilih Open.
· Pada kotak dialog yang muncul pilih tempat penyimpanan workbook.
· Klik Open
Cara 2:
· Tekan tombol Ctrl+O pada keyboard.
· Pada kotak dialog yang muncul pilih tempat penyimpanan workbook.
· Klik Open
Ø Menyimpan Workbook
Cara 1:
· Klik Office Button ().
· Pilih Save.
· Pada kotak dialog yang muncul pilih tempat penyimpanan workbook.
· Pada kotak isian file name isikan dengan nama yang diinginkan.
· Klik Save
Cara 2:
· Tekan tombol Ctrl+S pada keyboard.
· Pada kotak dialog yang muncul pilih tempat penyimpanan workbook.
· Pada kotak isian file name isikan dengan nama yang diinginkan.
· Klik Save
Ø Menutup Workbook
Cara 1:
· Klik Office Button ().
· Pilih Close.
Cara 2:
· Klik tombol Close () pada pojok kanan atas dokumen.
Cara 3:
· Tekan tombol Ctrl+W pada keyboard.
3. Mengenal Kolom, Baris, Cell, dan Range
Setiap worksheet terdiri dari kolom dan baris. Nama kolom diawali dengan huruf A, B, C, dan seterusnya. Nama baris diawali dengan angka 1, 2, 3, dan seterusnya. Perpotongan antara Kolom dan Baris disebut Cell. Nama Cell dituliskan berdasarkan nama Kolom dan Baris.
Contoh:
Cell A1 ~ merupakan perpotongan antara kolom A dan baris 1
Cell D4 ~ merupakan perpotongan antara kolom D dan baris 4
Nama Cell berguna untuk menentukan penggunaan rumus dan pengolahan data terhadap cell yang bersangkutan dan memudahkan penulisan rumus/formula.
Contoh:
Perkalian antara cell A1 dan D4 dapat dituliskan dengan =A1*D4
Gabungan/kumpulan dari beberapa cell biasa disebut dengan Range.
Contoh:
Range (A1:D4) ~ merupakan hasil seleksi/gabungan cell A1 sampai D4.
Range (D7:H10) ~ merupakan hasil seleksi/gabungan cell D7 sampai H10.
Range berguna untuk mendefinisikan beberapa cell untuk operasi aritmatika ataupun statistik.
Contoh:
=SUM(A1:D10) ~ merupakan perintah untuk menjumlahkan cell pada range A1sampai D10.
Ø Menambah Cell
Untuk menambahkan cell baru didalam worksheet dapat dilakukan dengan cara:
· Klik tab Home ( 
)
· Pilih kategori Cells ( 
)
· Klik tanda panah pilihan insert ( 
)
· Pilih Insert Cells (
)
· Pilih salah satu opsi pilihan dari :
· Klik OK
Ø Menambah Baris
Untuk menambahkan baris baru didalam worksheet dapat dilakukan dengan cara:
· Klik tab Home ( )
· Pilih kategori Cells ( )
· Klik tanda panah pilihan insert ( )
· Pilih Insert Sheet Rows (
)
Ø Menambah Kolom
Untuk menambahkan kolom baru didalam worksheet dapat dilakukan dengan cara:
· Klik tab Home ( )
· Pilih kategori Cells ( )
· Klik tanda panah pilihan insert ( )
· Pilih Insert Sheet Columns (
)
4. Menuliskan teks dan angka dalam cell
Untuk menuliskan teks dan angka dalam sebuah cell dapat kita lakukan dengan mudah, cukup dengan seleksi cell yang ingin diisikan teks/rumus dan ketikkan isinya.
Excel mengijinkan beberapa jenis pemasukan data antara lain :
· Labels ~ Teks berisi keterangan seperti nama, alamat dan keterangan lain.
Untuk menuliskan tipe data ini cukup dengan klik cell yang akan diisi data, kemudian ketikkan teks yang akan ditampilkan
· Numbers ~ Teks berupa angka seperti 30, -198, 345,5 dan sebagainya.
Untuk menuliskan tipe data ini cukup dengan klik cell yang akan diisi data, kemudian ketikkan angka akan ditampilkan. Penulisan karaktek koma(dalam format Indonesia) atau titik(dalam format Inggris) mendefinisikan angka decimal/pecahan.
· Tanggal dan waktu ~ Excel mengijinkan penulisan tanggal dan waktu sesuai dengan format yang dikenali.
Untuk menuliskan tipe data ini cukup dengan menuliskan teks sesuai dengan format tanggal dan waktu.
Contoh : Tanggal ~ 27/10/2008 atau 27-10-2008, dan sebagainya
Waktu ~ 13:30:00
· Formula ~ Ekspresi untuk menghitung hasil numeric/teks berdasarkan rumus tertentu.
Untuk menuliskan rumus/formula dalam excel dapat dilakukan dengan mengawali isi
cell dengan karakter sama dengan (=) kemudian diikuti rumus yang diinginkan.
Contoh : =A3+D9 à menjumlahkan cell A3 dan D9.
Ø Mengubah isi cell
Untuk mengubah isi data dari cell dapat dilakukan dengan 2 cara.
Cara 1:
· Klik cell yang ingin diubah
· Aktifkan formula bar dengan cara klik diarea formula bar.
Cara 2:
· Klik dua kali cell yang ingin diubah
· Kemudian ganti isinya dengan yang baru
Cara 3:
· Klik cell yang ingin diubah
· Tekan tombol F2 pada keyboard.
· Kemudian ganti isinya dengan yang baru
Ø Menghapus isi dari cell.
Untuk menghapus keseluruhan isi dari cell anda dapat lakukan dengan mengaktifkan cell tujuan kemudian tekan Delete. Sedangkan untuk menghapus data dalam sebuah range, dapat dilakukan dengan memblok cell yang akan dihapus, kemudian tekan Delete.
5. Pengaturan cell (Format Cell)
Untuk mengatur tampilan dan format dari cell dapat dilakukan dengan cara:
· Klik tab Home ( )
· Pilih kategori Cells ( )
· Klik tombol Format (
)
· Pilih Format Cells (
) (atau dapat juga dengan menekan tombol Ctrl+1)
Sehingga akan ditampilkan kotak dialog format cell sebagai berikut :
Terdapat 6 buah tab pilihan format, yaitu :
· Number
Digunakan untuk mengatur format angka dari cell.
Terdapat 12 pilihan kategori jenis angka antara lain :
| Kategori | Format |
| General Umum | /Normal tanpa format (contoh : 30) |
| Number | Angka (contoh : 30, 11.8) |
| Currency | Mata uang (contoh : Rp.30.000) |
| Accounting | Akuntansi/Keuangan (contoh : Rp. 30.000) |
| Date | Tanggal (contoh : 30/11/1983) |
| Time | Waktu (contoh : 11:00:00) |
| Percentage | Persentase (contoh : 30%) |
| Fraction | Pecahan (contoh : ¾ , ½ ) |
| Scientific | Scientific (contoh : 3,E+01) |
| Text | Teks (angka akan dianggap sebagai teks) |
| Special | Format khusus |
| Custom | Format dengan pengaturan pribadi/manual |
· Alignment
Digunakan untuk mengatur perataan dari cell.
Terdapat 4 buah pengaturan :
· Text alignment
Digunakan untuk mengatur perataan teks,terdapat 2 buah opsi pengaturan yaitu:
ü Horizontal : Perataan secara horizontal
ü Vertical : Perataan secara vertical
· Text control
ü Wrap text : Membuat teks mengikuti ukuran lebar cell
ü Shrink to fit : Membuat teks mengecil mengikuti lebar cell
ü Merge cells : Menggabungkan cell
· Right-to-left
Text Direction : Mengatur arah penulisan teks
· Orientation
Mengatur derajat kemiringan dari teks.
· Font
Digunakan untuk mengatur karakter huruf dari cell
Terdapat 6 buah pengaturan :
· Font
Digunakan untuk memilih jenis huruf yang diinginkan.
· Font Style
Digunakan untuk memilih gaya penulisan (tergantung font),terdiri dari:
ü Regular
ü Italic (cetak miring) (Ctrl+I)
ü Bold (cetak tebal) (Ctrl+B)
ü Bold Italic (cetak tebal dan miring)
· Size
Digunakan untuk mengatur ukuran huruf.
· Underline
Digunakan untuk mengatur garis bawah huruf.
· Color
Digunakan untuk mengatur warna huruf dan garis bawah.
· Effects
Digunakan untuk memberi efek huruf, terdiri dari:
ü Strikethrough : efek coretan
ü Superscript : huruf berukuran kecil diatas karakter umum (seperti pangkat)
ü Subscript : huruf berukuran kecil dibawah karakter umum.
· Border
Digunakan untuk mengatur bingkai/garis luar dari cell
Terdapat 4 buah pengaturan :
· Line
Digunakan untuk mengatur jenis garis
· Color
Digunakan untuk mengatur warna garis
· Presets
ü None : tanpa bingkai
ü Outline : memberi garis luar cell/range.
ü Inside : memberi garis dalam cell/range
· Border
Digunakan untuk memberi garis sesuai arah yang diinginkan.
· Fill
Digunakan untuk memberi warna cell.
Terdapat 3 buah pengaturan :
· Backgroud Color
Digunakan untuk memilih warna latar belakang cell.
Tombol pilihan Fill Effect (
) digunakan untuk memberi warna dengan efek tertentu.
Tombol pilihan More Colors (
) digunakan untuk memberi warna dari titik titik warna
· Pattern Color
Digunakan untuk memilih warna arsiran dari cell
· Pattern Style
Digunakan untuk memilih jenis arsiran untuk cell
· Protection
Digunakan untuk melindugi isi cell dengan mengunci dan/atau menyembunyikan rumus didalam cell.
6. Menuliskan Rumus dalam Excel
Salah satu kelebihan dari Excel 2007 sebagai program aplikasi pengolah angka adalah kemampuannya untuk melakukan proses penghitungan dengan cepat dan mudah. Untuk melakukan penghitungan, kita bisa menggunakan rumus dan fungsi. Rumus pada Excel mengikuti kaidah kaidah umum, namun penulisannya disesuaikan dengan keyboard.
Misalnya kita ingin mengetikkan rumus “ 3x112 “ , maka kita menuliskannya pada Excel dalam bentuk “ 3*11^2 ”. Yang perlu diingat, penulisan rumus pada Excel harus diawali dengan tanda = . Sehingga contoh penulisannya “ =3*11^2 “.
Ø Menuliskan Rumus
Ada beberapa cara untuk menuliskan rumus/formula dalam excel.
Cara 1:
· Klik cell untuk mengaktifkan cell yang akan diberi rumus
· Kemudian ketikkan rumus yang anda inginkan pada formula bar, contoh : =F5-G5
Cara 2:
· Klik cell untuk mengaktifkan cell yang akan diberi rumus
· Ketikkan sama dengan (=) pada keyboard. (disertai rumus tertentu jika perlu).
· Kemudian klik cell tujuan pertama.
· Ketikkan operator melalui keyboard
· Kemudian klik cell tujuan kedua.
Cara 3:
· Klik cell untuk mengaktifkan cell yang akan diberi rumus
· Klik tombol insert function (
)yang berada disebelah kiri formula bar, sehingga muncul kotak dialog sebagai berikut:
· Pada bagian select category pilih kategori rumus.
· Kemudian pada bagian Select a function pilih rumus/fungsi yang diinginkan.
· Klik tombol OK, dan isikan data yang diperlukan.
· Klik OK.
Ø Menyalin rumus
Ada 2 cara untuk menyalin rumus dari satu cell ke alamat cell lain:
Cara 1:
· Klik/Blok cell yang akan disalin
· Klik tab Home ()
· Pilih kategori Clipboard (
)
· Klik tombol Copy (
) (Ctrl+C)
· Klik/Blok cell tempat penyalinan
· Klik tombol Paste (
) (Ctrl+V)
Cara 2:
· Klik/Blok cell yang akan disalin
· Arahkan ke pojok kanan bawah dari cell sehingga akan muncul tanda kursor +
· Drag kursor kearah cell akan disalin (kanan/kiri/atas/bawah).
Ø OperatorAritmatika
Operator Aritmatika dipakai untuk penghitungan dasar-dasar matematika, yaitu :
· Penjumlahan ( + )
· Pengurangan ( - )
· Perkalian ( * )
· Pembagian ( / )
· Persen ( % )
· Pangkat ( ^ )
· Akar ( sqrt ).
Ø Alamat Relatif danAlamat Absolut
· Alamat Relatif
adalah alamat cell yang jika disalin (copy) menyesuaikan dengan tempat atau lokasi yang baru. Apabila menyalin (copy) suatu cell hasil dari rumus cell lain, dicopykan 1 langkah kekanan maka hasil rumus cell lain ikut berpindah ke sebelah kanan juga.
Contoh : Pada Cell C3 berisi rumus “ =B2 “, Jika rumus tersebut di copy ke sel C4, maka akan otomatis berubah menjadi “ =B3 “. Jika rumus tersebut di copy ke sel D3, maka akan otomatis berubah menjadi “ =C2 “.’
Contoh gambar Alamat Relatif
· Alamat Absolut
Alamat absolut adalah alamat yang selalu bernilai sama meskipun rumusnya di copy kan ke manapun. Penulisan alamat absolut selalu ditambahkan tanda “ $ “ pada nama kolom dan/atau nomor barisnya atau dengan menekan tombol F4 pada keyboard.
Terdapat 2 jenis alamat absolut:
1. SemiAbsolut
Pada alamat semi absolut, penguncian hanya dilakukan pada salah satu diantara
kolom dan baris.
Contoh:
· $C9 : Penguncian kolom C, dengan cara ini ketika cell dicopy kekanan alamat cell akan tetap dibaca sebagai $C9 bukan D9, namun ketika dicopy kebawah alamat cell akan berubah menjadi $C10.
Contoh gambar semi absolut penguncian Kolom
· C$9 : Penguncian Baris 9, dengan cara ini ketika cell dicopy ke bawah alamat cell akan tetap dibaca sebagai C$9 bukan C10, namun ketika dicopy ke kanan alamat cell akan berubah menjadi D$9.
Contoh gambar semi absolut penguncian Baris
2. Absolut mutlak
Pada alamat absolut mutlak, penguncian akan dilakukan pada kolom dan baris sekaligus.
Contoh:
Pada sel E3 kita isikan rumus “ =D3*$E$2 “. Jika rumus itu kita copykan ke sel
F3, maka rumusnya akan menjadi “ =E3*$E$2 “. Terlihat bahwa alamat E2 akan
tetap. E2 disebut alamat absolut mutlak.
Contoh gambar absolut mutlak
Tidak ada komentar:
Posting Komentar